Workation im EU-Ausland: Was du vor der Buchung klären solltest

Workation bedeutet: vorübergehend an einem anderen Ort arbeiten

Du findest eine schöne Unterkunft, das WLAN scheint gut und deine Arbeit erledigst du ohnehin am Laptop. Schnell wirkt die Reise wie eine rein private Entscheidung. Für die Arbeit ändert sich aber etwas Konkretes: Du erledigst sie zeitweise in einem anderen Staat. Deshalb reicht die Frage nach der Internetverbindung für die Planung nicht aus.

Dieser Ratgeber behandelt einen begrenzten Aufenthalt: Du bist bei einem Arbeitgeber in Deutschland angestellt, arbeitest gewöhnlich in Deutschland und möchtest einige Wochen aus einem anderen EU-Land arbeiten. Anschließend kehrst du an deinen bisherigen Arbeitsort zurück. Auch für einen kurzen Aufenthalt braucht es eine Prüfung deines konkreten Plans.

Suchst du dagegen eine Stelle, mit der du dauerhaft im Ausland leben kannst, beginne bei 100 % remote – aber von wo?. Die Erlaubnis für eine einzelne Workation beantwortet diese größere Frage noch nicht.

Mich würde es grundsätzlich nicht stören, wenn Mitreisende frei haben, während ich arbeite. Ich sehe darin eine neue Erfahrung und die Gelegenheit, Menschen privater kennenzulernen. Gerade unter Kolleginnen und Kollegen kann das aus meiner Sicht die Zusammenarbeit stärken. Bei Reisen für die Firma finde ich Kundenworkshops und Teambuilding sinnvolle Anlässe. Bei einer selbst geplanten Workation musst du Arbeitsalltag und freie Zeit ebenfalls konkret aufeinander abstimmen.

Reicht deine Remote-Vereinbarung für diesen Arbeitsort?

Lies zuerst Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung und interne Richtlinie zum mobilen Arbeiten. Sind Land, Zeitraum und Tätigkeit bereits erfasst? Nach § 106 Gewerbeordnung kann der Arbeitgeber den Arbeitsort nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit die maßgeblichen Regelungen ihn nicht bereits festlegen. Aus „remote innerhalb Deutschlands“ solltest du deshalb keine Zustimmung zu einem anderen EU-Land ableiten. Fehlt eine passende Regelung, kläre die Freigabe vor der Buchung. [1]

Bereite eine konkrete Anfrage vor: Zielland und vorgesehener Arbeitsort, An- und Abreise, einzelne Arbeitstage und getrennte Urlaubstage. Nenne deine Aufgaben, Termine und Erreichbarkeit. Gehört etwa Kundenbetreuung oder der Abschluss von Verträgen dazu, sollte das erkennbar sein. Weitere bisherige und geplante Auslandsaufenthalte können ebenfalls relevant sein. Frage die Entgeltabrechnung, für welchen Zeitraum sie diese Angaben benötigt.

Frage früh nach dem internen Ablauf und der benötigten Vorlaufzeit. Wenn eine Freigabe nötig ist, bitte um eine schriftlich nachvollziehbare Entscheidung für genau dieses Land und diesen Zeitraum. Eine Rückmeldung deiner Führungskraft zur Teamplanung lässt möglicherweise noch Fragen für HR, Entgeltabrechnung oder IT offen. Halte fest, wer die Freigaben zusammenführt.

Eine Woche an der Küchenfläche: Mein Arbeitsplatz auf Ko Pha Ngan

Ich hatte mein mobiles Setup aufs Reisen ausgelegt. Laptop, zweiter Monitor und Zubehör ließen sich in fünf bis zehn Minuten auf- und abbauen. Mit einer Internetverbindung konnte ich schnell losarbeiten. Wie gut das im Alltag funktioniert, hängt trotzdem davon ab, worauf und woran du arbeitest.

In einer Unterkunft auf Ko Pha Ngan in Thailand hatte ich zunächst gedacht, dass der Arbeitsplatz passen würde. Vor Ort fehlte jedoch ein geeigneter Tisch. Es gab eine hohe Küchenfläche und Hocker, auf denen ich nicht vernünftig arbeiten konnte. Auch ein vorhandener Stuhl löste das Problem nicht: Die Fläche war zu hoch, und unter ihr gab es keinen Platz für die Beine. Eine Woche arbeitete ich mit der improvisierten Lösung auf dem Foto. So möchte ich nicht noch einmal arbeiten.

Mein Thailand-Erlebnis veranschaulicht die Arbeitsplatzfrage. Die rechtlichen Abschnitte dieses Ratgebers behandeln Aufenthalte im EU-Ausland. Mein persönlicher Mindestcheck lautet: Gibt es einen Tisch und einen brauchbaren Stuhl? Aus dem Foto lässt sich die Nachfrage genauer machen: Passen Höhe und Sitzmöglichkeit zusammen, und bleibt unter der Fläche Platz für die Beine? Lass dir vor der Buchung den tatsächlichen Arbeitsplatz zeigen, wenn die Unterkunftsbilder das offenlassen.

Vereinbare mit deinem Team, wie du Verbindungsprobleme meldest und Termine absicherst. Prüfe vorab eine erreichbare Alternative für den Fall, dass Internet oder Arbeitsplatz vor Ort nicht ausreichen. Auch dieser Arbeitsplatz muss zu den Vorgaben für deine Tätigkeit passen.

Coworking auf Workation: Welcher Arbeitsplatz passt zu deinen Vorgaben?

Ein Coworking-Space oder ein tageweise gemietetes Büro kann eine Alternative sein, wenn du in der Unterkunft nicht vernünftig arbeiten kannst. Kläre vorab, welcher Arbeitsplatz tatsächlich buchbar ist: Ein Tisch im Gemeinschaftsraum bietet andere Bedingungen als ein allein genutztes, abschließbares Büro.

Für mich ist dabei die Vertraulichkeit entscheidend: Nach den Vorgaben für meine Arbeit dürfen andere meinen Bildschirm nicht einsehen. Ein offener Platz, an dem mir jemand über die Schulter schauen kann, scheidet deshalb aus. Ein gutes WLAN und ein bequemer Stuhl lösen dieses Problem nicht.

Die hessische Datenschutzaufsicht weist beim mobilen Arbeiten darauf hin, Einblicke in verarbeitete Daten zu verhindern und dabei auch Überwachungskameras zu berücksichtigen. Gespräche über personenbezogene Daten sollen in einem geschlossenen Raum beziehungsweise ohne unbefugte Personen stattfinden. Prüfe für deinen möglichen Arbeitsplatz deshalb konkret: [9]

• Kann jemand durch Fenster, Glastüren oder vom Nachbarplatz auf deinen Bildschirm schauen?
• Gibt es einen geeigneten Raum für vertrauliche Gespräche, der auch zu deinen Meetingzeiten verfügbar ist?
• Wer hat während deiner Arbeit Zutritt, und kannst du Geräte und Unterlagen in Pausen sicher verwahren?
• Passen der konkrete Raum, die Internetverbindung und deine Aufgaben zu euren IT-, Datenschutz- und Vertraulichkeitsvorgaben?

Ein Privatbüro kann infrage kommen, wenn diese Bedingungen erfüllt sind. Stimme den vorgesehenen Arbeitsplatz mit den zuständigen Ansprechpersonen ab; die Freigabe einer Workation erlaubt nicht automatisch jeden Arbeitsplatz vor Ort. Auch VPN, Blickschutzfolie oder Headset ersetzen diese Prüfung nicht. Kläre außerdem Öffnungszeiten, Verfügbarkeit und Gesamtkosten. Erst dann weißt du, ob der Raum als verlässliche Alternative taugt oder ob du deinen Aufenthalt anders planen müsstest.

Wer sollte welche Frage beantworten?

Die Zuständigkeiten unterscheiden sich je nach Unternehmen. Nutze diese Tabelle als Gesprächsgrundlage und lass dir die tatsächlichen Ansprechpersonen nennen. Du lieferst deinen Reise- und Arbeitsplan; die rechtliche Einordnung solltest du nicht allein anhand eines Blogartikels übernehmen.

Die Tabelle lässt sich seitlich scrollen.

„Betriebsstätte“ ist dabei eine Prüffrage, keine automatische Folge des Wortes Workation. Beschreibe deine Tätigkeit konkret, statt deinem Arbeitgeber selbst eine steuerliche Unbedenklichkeit zu versprechen. Frage außerdem, welche Kosten du tragen sollst und wie ihr mit einer notwendigen vorzeitigen Rückkehr umgeht.

Warum „unter 183 Tagen“ keine steuerliche Freigabe ist

Die bekannte 183-Tage-Klausel regelt unter bestimmten Voraussetzungen die Verteilung des Besteuerungsrechts für Arbeitslohn zwischen Staaten. Sie bedeutet nicht, dass du bis zum Tag 183 überall ohne weitere Prüfung arbeiten darfst. Zuerst sind unter anderem deine steuerliche Ansässigkeit und das konkrete Doppelbesteuerungsabkommen, kurz DBA, einzuordnen. [2]

Das Bundesfinanzministerium nennt für die am OECD-Muster orientierte Ausnahme drei Voraussetzungen, die gemeinsam erfüllt sein müssen: Die maßgebliche 183-Tage-Grenze wird nicht überschritten, der wirtschaftliche Arbeitgeber ist nicht im Tätigkeitsstaat ansässig und der Arbeitslohn wird nicht von einer dortigen Betriebsstätte des Arbeitgebers getragen. Zeitraum, Zählweise und Besonderheiten hängen vom anwendbaren DBA ab. [2]

Deine praktische Frage an die Entgeltabrechnung lautet deshalb: „Ist mein geplanter Aufenthalt mit meinen Aufgaben und bisherigen Aufenthaltstagen für dieses Land geprüft?“ Halte tatsächliche Reise- und Arbeitstage fest und melde Änderungen. Eine private Verlängerung kann eine erneute Bewertung nötig machen.

A1: Nachweis zur Sozialversicherung, keine Rundum-Erlaubnis

Dass die Idee von dir kommt, schließt eine sozialversicherungsrechtliche Entsendung nicht aus. Die DVKA beschreibt ausdrücklich auch eine vorübergehende Auslandstätigkeit auf Initiative der beschäftigten Person. Zustimmung des Arbeitgebers, fortbestehende Zusammenarbeit und Gehaltszahlung spielen dabei eine Rolle; die weiteren Voraussetzungen der einschlägigen Entsenderegeln müssen ebenfalls erfüllt sein. [3]

Eine A1-Bescheinigung weist nach, welche Sozialversicherungsvorschriften für den bescheinigten Aufenthalt gelten. Sie ist weder eine steuerliche Freistellung noch eine Arbeitserlaubnis. Kläre mit der Entgeltabrechnung rechtzeitig, welcher Träger zuständig ist, welches Verfahren für deinen Fall passt und wer die erforderliche Bescheinigung beantragt. Organisiert die Nachweise vor der Reise. [4]

Verwechsle eine einzelne Workation außerdem nicht mit regelmäßiger Arbeit in mehreren Staaten. Die oft erwähnte Regelung für bis zu 49,99 Prozent grenzüberschreitende Telearbeit betrifft unter bestimmten Bedingungen gewöhnliche Telearbeit im Wohnstaat. Sie ist keine allgemeine Workation-Grenze. Für zeitlich begrenzte Aufenthalte erklärt die DVKA die mögliche Einordnung als Entsendung gesondert. [5]

Arbeitsberechtigung, Arbeitszeiten und Daten getrennt prüfen

Als EU-Staatsangehöriger benötigst du innerhalb der EU im Allgemeinen keine Arbeitserlaubnis. Ein deutscher Aufenthaltstitel allein ist damit nicht gleichzusetzen. Bei anderen Staatsangehörigkeiten hängen die Rechte unter anderem vom persönlichen Status und Zielland ab. Lass prüfen, welche Aufenthalts-, Arbeits- oder Meldeanforderungen für dich und deinen geplanten Aufenthalt gelten. [6]

Ein vorübergehender Auslandseinsatz verändert nach Artikel 8 der Rom-I-Verordnung nicht automatisch den Staat, in dem du gewöhnlich arbeitest. Trotzdem können zwingende örtliche Vorschriften relevant sein. HR sollte deshalb die arbeitsrechtlichen Bedingungen für den konkreten Fall prüfen. Vereinbart Arbeits- und Pausenzeiten, Zeiterfassung und Erreichbarkeit; trenne echte Urlaubstage im Plan klar von Arbeitstagen. [7]

Bei einer Zeitverschiebung sind mir klare Absprachen besonders wichtig. Wann überschneiden sich die Arbeitszeiten, und welche Termine müssen verlässlich funktionieren? Ein attraktiver Urlaubsort sollte aus meiner Sicht nicht dazu führen, dass die vereinbarte Arbeit hinter der Freizeit zurückbleibt. Besprecht deshalb konkrete Zeiten mit Zeitzone, statt nur allgemein Erreichbarkeit zu versprechen.

Neben dem Sicht- und Mithörschutz am Arbeitsplatz müssen auch Geräte und Datenzugriffe zu euren Vorgaben passen. Das BSI empfiehlt klare Vorgaben für mobile Arbeit und sichere Zugänge zu internen Ressourcen. Nutze die von eurer IT freigegebenen Geräte und Verbindungen. Ein funktionierendes VPN ersetzt keine Freigabe für Datenzugriffe aus dem Zielland. [8]

Vorzeitige Rückkehr: Was wäre für dich ein fairer Anlass?

Ich habe bereits erlebt, dass ich vor die Wahl gestellt wurde: zurückkommen oder den Job verlieren. Das war hart, weil ich mich lange auf die Arbeit aus der Ferne eingestellt hatte. An dieser Arbeitsweise hängt für mich viel persönliche Planung. Gerade deshalb möchte ich früh wissen, was eine Rückkehr nötig machen könnte.

Für einen wirklich wichtigen und zeitlich begrenzten Anlass würde ich versuchen, eine Rückkehr zu organisieren und dem Arbeitgeber entgegenzukommen. Ein wichtiges Treffen oder eine vorübergehende Phase vor Ort wären für mich nachvollziehbare Gründe. Ausschlaggebend wären der Anlass und die zeitliche Begrenzung. Eine regelmäßige Präsenzpflicht würde meine Planung anders beeinflussen.

Kläre vor der Buchung, wer eine notwendige Rückkehr mit dir abstimmt, welcher Vorlauf realistisch ist und wie ihr zusätzliche Reise- oder Stornokosten regelt. Halte außerdem fest, was bei einer Verschiebung oder vorzeitigen Beendigung mit den übrigen gebuchten Tagen passiert. So habt ihr konkrete Punkte zum Besprechen, wenn sich die Situation ändert.

Vorlage: So fragst du deinen Arbeitgeber nach einer Workation

Falls du eine Freigabe brauchst, kannst du mit dieser fiktiven Vorlage um die Prüfung deines Plans bitten. Ersetze die Platzhalter durch deine tatsächlichen Angaben und nutze das interne Formular, wenn euer Unternehmen eines vorsieht.

Hallo [Name], ich möchte vom [Datum] bis [Datum] vorübergehend aus [Ort, EU-Land] arbeiten und danach an meinen bisherigen Arbeitsort in Deutschland zurückkehren. Geplant sind [Arbeitstage]; Urlaubstage wären [Daten]. Ich würde dort [Aufgaben, gegebenenfalls Kundenkontakt oder Vertragsbefugnisse] erledigen. Meine vorgesehenen Arbeitszeiten und Teamtermine sind [Angaben mit Zeitzone]. Als Arbeitsplatz plane ich [Unterkunft, Coworking-Platz oder separates Büro] mit [Ausstattung, Internet sowie Schutz vor Einblicken und Mithören]. Weitere bisherige und geplante Auslandsaufenthalte: [Angaben; benötigten Zeitraum bitte bestätigen]. Könnt ihr prüfen, ob dieser Aufenthalt möglich ist, und mir die zuständigen Kontakte für HR, Steuern, Sozialversicherung/A1 sowie IT und Datenschutz nennen? Ich habe noch nicht verbindlich gebucht. Welche Angaben fehlen, welche Bedingungen gelten und bis wann ist eine Entscheidung realistisch? Vielen Dank!

Ist nur ein Teil möglich, frage nach einer konkreten Alternative: ein anderes freigegebenes Land, ein kürzerer Zeitraum oder vollständig getrennte Urlaubstage. Ändert sich dein Plan, lasse die Änderung prüfen. Die Zustimmung zu einem Ort gilt nicht automatisch auch für einen spontanen Länderwechsel.

Checkliste: Ist deine Workation bereit für die Buchung?

1. Aufenthalt festgelegt.

   Land, Arbeitsort, Reisedaten, Arbeitstage und Urlaubstage stehen fest. Weitere Auslandsaufenthalte sind für den benötigten Prüfzeitraum angegeben.

2. Freigabe dokumentiert.

   Eine bestehende Vereinbarung oder eine neue Freigabe erfasst deinen Plan. Erlaubter Umfang und Bedingungen sind schriftlich nachvollziehbar.

3. Steuerfragen eingeordnet.

   Die Entgeltabrechnung oder fachkundige Beratung hat den konkreten Fall geprüft. Offene Fragen zu deinen eigenen Pflichten sind geklärt.

4. Nachweise organisiert.

   Sozialversicherung, erforderliche A1-Bescheinigung sowie persönliche Aufenthalts- und Arbeitsberechtigung sind geklärt. Nötige Meldungen sind berücksichtigt.

5. Arbeit praktisch möglich.

   Tisch, Stuhl und Beinfreiheit sind geprüft. Arbeitsplatz und mögliche Alternative bieten den nötigen Sicht- und Mithörschutz; Geräte und Datenzugriffe passen zu den Vorgaben. Zeiten mit Zeitzone, Termine und ein Vorgehen bei Verbindungsproblemen sind vereinbart.

6. Kosten und Änderungen geregelt.

   Du kennst dein Budget, Stornobedingungen und Kostenverteilung. Für eine notwendige Rückkehr sind Ansprechperson, Anlass, Vorlauf und Umgang mit zusätzlichen Kosten besprochen.

Bleibt ein entscheidender Punkt offen, ist das der nächste Klärungsschritt. Ein günstiges Angebot für die Unterkunft beantwortet ihn nicht. Mit einem abgestimmten Plan kannst du deinen Aufenthalt buchen und anschließend dort arbeiten, wo es für diese Zeit tatsächlich vereinbart ist.