Leitung Operations und Administration

Arbeitszeit: Die Arbeitszeiten sind flexibel.
Erfahrung: Erwartet werden 3–5+ Jahre operative Führungserfahrung sowie Erfahrung in KPI-Steuerung, Prozessautomatisierung, Partner- und Kostenmanagement sowie Veränderungsmanagement.
Vergütung: Gehalt nicht angegeben

Die Rolle in Kürze

Die Leitung verantwortet administrative Abläufe für B2B-Lernende im Gesundheitsbereich von der Prüfungsbereitschaft bis zum bestandenen Examen. Sie führt Teams über Teamleitungen, steuert Kosten und Qualität anhand von Kennzahlen und arbeitet mit Lehre, Kursdurchführung, Vertrieb, Account Management, Finanzen sowie Behörden und Prüfungspartnern zusammen.

Deine Aufgaben

Die Leitung führt Prüfungsplanung und Kurs- und Prüfungslogistik über deren Teamleitungen in einer zweistufigen Hierarchie. Sie trägt die disziplinarische Verantwortung für ihr Führungsteam und sichert einheitliche Standards durch Ziele, regelmäßiges Feedback, Entwicklungspläne und erforderliche Korrekturmaßnahmen.
Sie plant Kenntnisprüfungen und andere Prüfungen mit Behörden, Prüfungspartnern und Lernenden möglichst früh nach Prüfungsbereitschaft und innerhalb des festgelegten Prüfungskorridors. Gemeinsam mit Lehre und Kursdurchführung richtet sie Planung und Partnerwahl auf hohe Bestehensquoten aus.
Sie entwickelt das Prüfungspartnernetz nach Kapazität, Kosten und Ergebnissen weiter und verantwortet sämtliche Prüfungskosten einschließlich Gebühren, Partnerkosten, Logistik, Reisen und Ausstattung. Durch Partnerwahl, Planung und effizientere Prozesse hält sie die Kosten je Prüfung im festgelegten Zielrahmen und senkt sie im Zeitverlauf.
Sie gewährleistet korrekte, termingerechte und regelkonforme Verwaltungs- und Logistikabläufe, sodass kein Kursstart und keine Prüfung durch Logistik verzögert wird. Sie stimmt Abläufe, Prioritäten und Ressourcen ab, erkennt Risiken und Leistungsschwächen früh und veranlasst Korrekturen.
Sie definiert und verfolgt Kennzahlen zu Genauigkeit, SLA-Erfüllung, Durchsatz, Rückständen und Compliance-Risiken. Dashboards, Analysen und Prognosen dienen der Steuerung sowie der laufenden Verbesserung von Prozessen, Strukturen und Werkzeugen.
Innerhalb des ersten Jahres übernimmt sie abhängig vom Einarbeitungsfortschritt das QM-Team sowie Qualitätsmanagementsystem, Standardverfahren und Compliance-Prüfungen. Ab dieser Übergabe verantwortet sie interne und externe Audits, Auditbereitschaft, AZAV-Zertifizierung und Rezertifizierung, die Behebung von Compliance-Feststellungen sowie die Einhaltung von AZAV- und BA/SGB-Anforderungen im Gesundheitsbereich.
Sie gestaltet mit den Teams die Automatisierung und den Einsatz von KI-Agenten für repetitive manuelle Aufgaben, damit Menschen sich auf komplexe Fälle, Beziehungen zu Beteiligten und Qualität konzentrieren können. Sie macht die Wirkung messbar und wahrt dabei Qualität und Compliance.
Sie arbeitet eng mit Kursdurchführung, Lehre, Vertrieb, Account Management, Finanzen, Behörden, Prüfungspartnern und der Bundesagentur für Arbeit zusammen, um den Lernfortschritt bis zur Prüfung zu unterstützen.

Das solltest du mitbringen

Erforderlich

Ein Hochschulabschluss in einem relevanten Fachgebiet, beispielsweise Betriebswirtschaft, Operations Management oder Gesundheitsmanagement, wird vorausgesetzt.
Erwartet werden 3–5+ Jahre Erfahrung in operativer Führung, idealerweise mit direkter oder indirekter Führung von Teams mit mindestens 15 Personen über Teamleitungen in wachsenden Dienstleistungs- oder Operations-Umgebungen.
Vorausgesetzt werden Erfahrung mit AZAV/SGB III oder Qualitätsmanagementsystemen wie ISO 9001 oder die klare Bereitschaft, diese Erfahrung zügig aufzubauen.
Nachweisbare Erfolge in der kennzahlenbasierten Steuerung von Operations-Teams anhand von Größen wie SLA, Durchsatz, Rückständen und Qualität werden erwartet.
Erwartet werden Erfahrung in Prozessneugestaltung und Automatisierung sowie praxisorientierte Neugier auf KI-Werkzeuge und agentenbasierte Arbeitsabläufe.
Erfahrung im Lieferanten- und Partnermanagement sowie in der Kostenoptimierung wird vorausgesetzt.
Erwartet wird Erfahrung im Veränderungsmanagement, einschließlich der Führung von Teams durch Restrukturierungen und neue Arbeitsweisen.
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch werden jeweils auf Niveau C1 vorausgesetzt.
Erwartet werden eine gestaltende Haltung, das Vereinfachen und Automatisieren von Abläufen sowie das Hinterfragen bestehender Vorgehensweisen. Dazu gehören Ruhe und strukturiertes Handeln unter Zeitdruck sowie Verantwortung für Ergebnisse statt lediglich für Aufgaben.
Ein ausgeprägtes Anliegen für den beruflichen Einstieg der Lernenden in Deutschland wird erwartet.

Von Vorteil

Branchenkenntnisse in Prüfungsplanung und Anerkennung internationaler Pflegekräfte in Deutschland, einschließlich Anerkennungsverfahren und Kenntnisprüfung, sind ein deutlicher Vorteil.

So ist Remote hier geregelt

Die Stelle ist in Berlin, Deutschland, angesiedelt; die Arbeit ist wahlweise von zu Hause oder im Berliner Büro möglich.
Das Büro im Zentrum Berlins steht als wählbarer Arbeitsort zur Verfügung.

Das wird angeboten

Die Rolle bietet Gestaltungsspielraum für eine zentrale Funktion im Gesundheitsbereich und den Aufbau eines Operations-Teams mit KI-Agenten.
Geboten werden ein internationales, inklusives Team mit Teamgeist und Sprachbegeisterung, zugängliche Führungskräfte und transparente Kommunikation.
Es gibt regelmäßige Team- und Unternehmensveranstaltungen sowie Budgets für Teambuilding.
Eine strukturierte Einarbeitung, Lern- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie kostenlose Sprachkurse werden angeboten.
Zum Angebot gehören Programme für psychische Gesundheit, Mitarbeitervorteile und Pensionsfonds.
Geboten werden 30 Urlaubstage pro Jahr, flexible Arbeitszeiten und die Wahl zwischen Arbeit von zu Hause und dem Berliner Büro.
Im Büro stehen kostenlose Snacks und Getränke zur Verfügung.
Die für die Arbeit erforderliche moderne Hardware wird bereitgestellt; dies gilt nicht für freie Mitarbeitende.

So läuft die Bewerbung

Für die Bewerbung wird ein Lebenslauf benötigt. Aus Datenschutzgründen werden ausschließlich Bewerbungen über den vorgesehenen Bewerbungsweg berücksichtigt.
Die Beurteilung erfolgt anhand von Fähigkeiten und Qualifikationen unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Behinderung oder Religion.

Veröffentlicht: Datum unbekannt · Quelle geprüft: 18.10.2026.

Die Angaben sind für RemoteFruit einheitlich aufbereitet. Maßgeblich bleibt die Originalanzeige. RemoteFruit steht in keiner Partnerschaft mit dem ausschreibenden Unternehmen.