Mitarbeiter:in im Personalwesen

Arbeitszeit: Es handelt sich um eine Vollzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten.
Erfahrung: Erforderlich sind mindestens zwei Jahre Erfahrung in Operations, HR Operations, People Operations oder einer ähnlichen Rolle sowie Praxis mit HRIS-, Payroll- oder ähnlichen Plattformen.
Vergütung: 79.200 – 90.000 USD / Jahr

Die Rolle in Kürze

Die Position unterstützt verlässliche Personalprozesse für ein international verteiltes Team und berichtet an die HR-Leitung. Sie arbeitet eng mit der People-Operations-Fachkraft sowie Business Operations, Finanzen und Recht zusammen. Vorgesehen sind ungefähr 50 % operative Arbeit, 25 % System- und Prozessprojekte sowie 25 % Onboarding, Personalhandbuch und Beschäftigtenerfahrung.

Deine Aufgaben

Die Position bearbeitet Steuerregistrierungen und Meldungen auf Bundesstaats- und Stadtebene samt jährlichen Leistungsberichten und eskaliert Meldebescheide mit Business Operations an Gusto. Sie bearbeitet US- und UK-Auslagenerstattungen in Expensify samt nötiger Weiterleitung zur zuständigen Freigabe, genehmigt Deel-Auslagen und führt steuerpflichtige UK-Auslagen der Gehaltsabrechnung zu.
Die Position verwaltet Verträge für Personal, Auftragnehmende und EOR-Beschäftigte mit freigegebenen Vorlagen, DocuSign und Ablage. Sie betreut das Auftragnehmenden-Onboarding samt nötigen UK-Arbeitsberechtigungsprüfungen, Rechnungs- und Kontakthinweisen sowie Vorabprüfungen samt Dokumenten und Status nach HR-Leitungskriterien. Sie versendet NDAs für Arbeitsproben und richtet E-Mail und Slack für deren Teilnehmende und Auftragnehmende ein.
Die Position prüft Abrechnungsdaten für USA, UK und Deel vor Ausführung und Freigabe durch die People-Operations-Fachkraft; nach der Probezeit verantwortet sie den Prozess vollständig. Verträge, Steuermeldungen und Abrechnungsdaten werden anfangs vor Versand geprüft, später weniger. Sie betreut Leistungsanmeldungen, Änderungen und Fragen sowie beim Offboarding Zugangsentzug und mit Business Operations die Geräterückgabe.
Die Position betreut das Onboarding mit Angebotsschreiben, I-9-Prüfungen (USA), Arbeitsberechtigungs- und DBS-Prüfungen (UK), Begrüßungsmails, Ersttagsgesprächen, Führungskräftekommunikation und HR- sowie Führungskräftechecklisten in Asana und Humaans. Sie richtet Gusto, Ethena, 1Password, E-Mail, Google Groups, Slack und Polly ein, vermittelt Buddys und verbessert Abläufe anhand von Onboarding-Feedback.
Die Position pflegt HRIS-Daten in Humaans, erstellt Berichte auf Anfrage, gleicht Abgrenzungen zwischen Gusto, Deel und Humaans ab und erstellt monatliche HR- und Finanzberichte. Als täglicher Humaans-Kontakt betreut sie Onboarding, Jubiläums- und Geburtstagsautomatisierungen, jährliche Feiertagsupdates und vierteljährliche Gespräche mit der Kundenbetreuung. In Polly fügt sie Mitglieder hinzu, entfernt sie und pflegt Berichtslinien.
Die Position pflegt das Personalhandbuch in Notion einschließlich Formatierung, Versionierung, Prüfung, Freigabeverfolgung und korrekter Leistungs- und Richtlinienangaben. Sie erstellt und aktualisiert Onboarding- und Führungskräftedokumentation, entfernt überholte Notion-Seiten, weist Seitenverantwortliche zu und aktualisiert die Teamseite bei Eintritten, Austritten und Rollenwechseln.
Die Position erneuert Onboarding- und Offboarding-Abläufe und entwickelt KI-Workflows für Vertragsentwürfe, interne HR-FAQ und Rollenaktualisierungen. Sie erstellt ein Dashboard für Personalbestand, Fluktuation und interne Mobilität sowie einen rechtsraumübergreifenden Compliance-Kalender für wiederkehrende Fristen, beginnend mit Steuerfristen auf Bundesstaats- und Stadtebene.
Bis Tag 30 schließt sie das Onboarding ab, begleitet alle Kernprozesse und übernimmt Auslagen und Systemeinrichtungen für Neueintritte. Bis Tag 60 übernimmt sie On-/Offboarding-Logistik, Verträge mit Prüfung und Abrechnungsdaten, durchläuft mit der People-Operations-Fachkraft den ersten staatlichen und städtischen Steuermeldezyklus und startet den Compliance-Kalender. Bis Tag 90 erstellt sie monatliche HR-/Finanzberichte und übernimmt ein erstes Verbesserungsprojekt samt Planvorstellung.

Das solltest du mitbringen

Erforderlich

Erforderlich sind mindestens zwei Jahre Erfahrung in Operations, HR Operations, People Operations oder einer ähnlichen Rolle sowie die Fähigkeit, Prozesse zuverlässig durchzuführen, Fristen einzuhalten und Unstimmigkeiten zu erkennen.
Erforderlich ist Genauigkeit beim Umgang mit Abrechnungsdaten, Steuermeldungen und Personalunterlagen, da Fehler finanzielle oder Compliance-Risiken verursachen können.
Erforderlich sind ein sicherer Umgang mit Systemen, schnelles Erlernen neuer Werkzeuge und bisherige Arbeit mit HRIS-, Payroll- oder ähnlichen Plattformen.
Erforderlich sind HR-Grundverständnis, Interesse am Personalwesen sowie der Wunsch, arbeitsrechtliche Compliance, Zusatzleistungen und Gehaltsabrechnung zu erlernen und sich weiterzuentwickeln.
Erforderlich sind Fähigkeiten im Umgang mit KI-Werkzeugen, deren Nutzung in der eigenen Arbeit und Interesse am Aufbau zeitsparender Workflows für das Team.
Erforderlich ist die Bereitschaft, den großen administrativen Anteil der Tätigkeit sorgfältig auszuführen und nach Automatisierungsmöglichkeiten zu suchen.
Erforderlich ist klare schriftliche Kommunikation für Dokumentation, E-Mails an Neueintritte und Inhalte des Personalhandbuchs.
Erwartet werden Verbundenheit mit der Mission sowie Interesse an effektivem Altruismus und der entsprechenden Arbeit der Organisation.

Von Vorteil

Erfahrung mit Werkzeugen wie Humaans, Gusto, Deel, Expensify, Asana, Notion, Airtable oder DocuSign ist hilfreich, aber nicht erforderlich.
Von Vorteil ist Erfahrung mit US- oder UK-Beschäftigungsprozessen, etwa I-9-Verifizierung, Arbeitsberechtigungsprüfungen oder Gehaltsabrechnung.
Von Vorteil ist Erfahrung beim Aufbau von Automatisierungen oder Workflows, beispielsweise in Airtable, Zapier oder Notion.
Von Vorteil ist Erfahrung in einem remote arbeitenden oder internationalen Team.
Von Vorteil ist Erfahrung in einer gemeinnützigen Organisation oder einem Startup.
Bevorzugt werden Personen, die in Zeitzonen zwischen US Pacific Time und GMT arbeiten können.

So ist Remote hier geregelt

Die Position wird remote ausgeübt. Bevorzugt werden Personen, die in Zeitzonen zwischen US Pacific Time und GMT arbeiten können.
Ein Büro im Vereinigten Königreich kann genutzt werden. Die Position kann Reisen umfassen; voraussichtlich fallen zwei bis drei Reisen pro Jahr zu Team-Retreats und weiteren Veranstaltungen an.

Das wird angeboten

In den USA beträgt das Grundgehalt 79.200 bis 90.000 US-Dollar; hinzu kommt ein bedingungsloser Beitrag von 10 % zum 401k-Vorsorgeplan.
Außerhalb der USA wird das Grundgehalt zu einem festen Wechselkurs in die Landeswährung umgerechnet. Die Gesamtvergütung wird anhand der Beschäftigungskosten und festen lokalen Leistungskosten zu einem gleichwertigen Paket angepasst.
Weltweit werden eine private Krankenversicherung und ein Zuschuss von 6.000 US-Dollar zur Unterstützung der psychischen Gesundheit angeboten.
Weltweit steht jährlich ein Weiterbildungsbudget von 6.000 US-Dollar zur Verfügung.
Weltweit werden flexible Arbeitszeiten und ergonomische Ausstattung angeboten.
Weltweit werden verlängerte Elternzeit und 25 Tage bezahlter Urlaub angeboten.

So läuft die Bewerbung

Der vorgesehene Start liegt im Dezember 2026, mit etwas Flexibilität für die passende Person.
Das voraussichtliche Auswahlverfahren umfasst unter Änderungsvorbehalt Bewerbung, Screening-Gespräch, erstes Interview, bezahlte Arbeitsprobe, Abschlussinterview und Referenzprüfungen.
Bei einer Behinderung kann Unterstützung oder eine Anpassung im Bewerbungsverfahren angefragt werden. Für US-Beschäftigte wird E-Verify+ genutzt.

Veröffentlicht: 15.10.2026 · Quelle geprüft: 17.10.2026.

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